Новости  Акты  Бланки  Договор  Документы  Правила сайта  Контакты
 Топ 10 сегодня Топ 10 сегодня 
  
18.10.2015

Образец заполнения протокола

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют — оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью как правило, раз в неделю и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения. Общие правила оформления протокола Наш словарик Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др. Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех — пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания. Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения. Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах. Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; наименование вида документа ПРОТОКОЛ с указанием вида заседания; дата заседания; регистрационный номер протокола; место проведения совещания; подписи. Датой протокола является дата события. Проблемы и решения Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения. В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки. В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения. Текст краткого протокола Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников присутствующих и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например: Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации. В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика выступающего. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» «об»например: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О плане командировок на 2012 г. Финансовый директор Молчанов Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы». Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме: 1. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления. В части «РЕШИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: » кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить. По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например: РЕШИЛИ: 1. Подготовить план-график работ … Ответственный исполнитель — Фамилия Срок исполнения — 20. Проинформировать директоров филиалов о… Ответственный исполнитель — Фамилия Срок исполнения — 15. От теории к практике Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол: Вопрос повестки дня: 2. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» — наш поставщик стеллажного оборудования — нарушает сроки. У нас — поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня — 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки. Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы: Кто? Мы направляли факсы, звонили, предлагаем направить претензию о нарушении сроков поставки. ЗАО «Профиль» нарушает сроки отгрузки стеллажного оборудования Где? Нет информации Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления: 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая — через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30—31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки. Обратите внимание Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т. Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования. Ответственный исполнитель — Васильев Срок исполнения — дата. Рассмотрим еще один пример. Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми Текст выступления: Медведев В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем. Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки? Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого — в финансовый отдел, третьего — в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. Проверку можно провести в течение 3—5 дней. Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме: Кто? Перми Что делает делал? Перми, направив трех работников организации Где? В течение этого года Как? Положительных результатов нет И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет. К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды — бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно. В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии. Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления: СЛУШАЛИ: Медведев В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Ответственный исполнитель — Медведев Срок исполнения — дата Краткий словарь видов и разновидностей документов. Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Сообщается, что разработка нового порядка вызвана необходимостью приведения действующего правового регулирования в этой сфере в соответствие с федеральными законами от 21. Председатель комитета СФ по регламенту и организации парламентской деятельности Тюльпанов предложил пересмотреть порядок начисления выплат при получении больничных листов по временной нетрудоспособности в случаях общественно опасных инфекционных заболеваний.

  Комментарии к новости 
 Главная новость дня Главная новость дня 
Сережа я тебя люблю стихи
Характеристика сот телефона элджи
Проект зоны отдыха
Веб цвета таблица
План самообразования учителя немецкого языка по фгос
Мой любимый вид спорта гимнастика сочинение
Геленджик ростов расписание автобусов
Варварские правды общая характеристика
Развлечения на день рождения для подростков
 
 Эксклюзив Эксклюзив 
Карта сайта
Образец талонов на гсм
Анализ прибыли курсовая
Многозначные слова список
Стих с 50 летием женщине короткие
Проект этногенез порядок книг
Ква ква парк на карте москвы